Tradiums persondatapolitik
Generelt om personoplysninger
Vi - Tradium Erhvervsskole og -gymnasier, Randers - har fokus på databeskyttelse, datasikkerhed og fortrolighed, når vi behandler personoplysninger. Vi har derfor også udarbejdet en databeskyttelsespolitik og retningslinjer for behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige.
Vi er bl.a. dataansvarlige ved elever og kursisters ansøgning om optagelse til uddannelser og kurser samt ved gennemførelse og administration af uddannelses- og kursusforløb, ved rekruttering af nye medarbejdere, i løbet af ansættelsesforhold, gennemførsel af informationsaktiviteter m.m. Vi behandler derfor oplysninger om elever, kursister, arbejdsgivere til elever/kursister, øvrige kunder samt leverandører og samarbejdspartnere. Vi behandler naturligvis også oplysninger om ansatte.
Formålet med vores behandling er at levere vejlednings-, uddannelses- og kursusydelser samt administrere, fakturere og kontrollere korrekt, og derved leve op til de forpligtelser vi har som følge af love og bekendtgørelser, overenskomster m.m. Tradium registrerer og behandler personoplysninger med hjemmel i blandt andet love og regler fra Børne- og Undervisningsministeriet, Medarbejder- og Kompetencestyrelsens vejledninger m.m. samt databeskyttelsesforordningen og den supplerende databeskyttelseslov. Personoplysninger anvendes også til statistiske formål.
I enkelte tilfælde vil vi være databehandler, hvor vi handler på instruks fra anden dataansvarlig. Det er f.eks. når vi på vegne af andre behandler personoplysninger i forbindelse med undersøgelser, projekter eller lignende. Det medfører, at så er Tradiums privatlivspolitik ikke gældende - behandlingen af dine personoplysninger vil i stedet for være reguleret af en databehandleraftale.
Vi kan også behandle billeder af dig i forbindelse med TV-overvågning, som vi har etableret for at beskytte skolens ejendom. Procedurer for TV-overvågningen er udarbejdet for udvalgte ansatte, ligesom der er skiltet med overvågning i de respektive områder.
I vores uddybende privatlivspolitik kan du se mere om vores behandling af personlige oplysninger, når vi er dataansvarlig. Du kan naturligvis også altid kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandlinger.
Vi er dataansvarlige - hvordan kontakter du os?
Du kan kontakte os på følgende måder:
Tradium
Vester Allé 26
8900 Randers C
Tlf. 70111010
Mail: info@tradium.dk eller sikkerpost@tradium.dk
CVR.nr. 32806872
Eller du kan kontakte vores DPO:
ITCenternord
Øster Uttrupvej 1
9000 Aalborg C
Mail: dpo@ITCN.dk
Tlf.: 72509999
Behandling og kategori af personoplysninger
Som ansat
Som ansat ved Tradium (dvs. i forbindelse med rekruttering, mens du er ansat og endelig - hvor det er krævet - efter din ansættelse er ophørt) behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovkrav og den kontrakt, som vi har indgået med dig. Vi behandler f.eks. almindelige oplysninger som navn, adresse, kontaktoplysninger, fødselsdag, foto, arbejdssted; fortrolige oplysninger som CPR-nummer, karakterer, ligesom vi også kan behandle følsomme oplysninger i forbindelse med f.eks. sygefravær. Læs mere anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet, som du som ansat finder som på skolens intranet.
Som elev, kursist eller deltager
Som elev, kursist eller deltager behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med dit uddannelses-/kursusforløb, så vi også kan udstede et eksamensbevis, AMU-bevis eller lign. I nogle tilfælde overfører skolen dine personoplysninger til eksterne, f.eks. SU-styrelsen. Eksempler på personoplysninger, som skolen behandler, er almindelige oplysninger som navn, adresse, kontaktoplysninger, fødselsdag, uddannelse/kursus, fravær; fortrolige oplysninger som CPR-nummer og karakterer. I kategorien følsomme oplysninger kan vi også f.eks. behandle helbredsoplysninger og lignende.
For elever under 18 år behandler vi også navn, cpr.nr. og kontaktoplysninger på forældre/værger.
Læs mere om anvendelse af elevers og kursisters personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse her og i forbindelse med gennemførsel af uddannelses-/kursusforløb her
Andre
I forbindelse med skolens opgaver behandler vi også personoplysninger til administrative formål som f.eks. deltagelse i enkeltstående kurser, møder, konferencer og diverse arrangementer, afslag på jobansøgninger og afslag på optagelse på uddannelse. I den forbindelse behandler Tradium personoplysninger om den registrerede, som både kan være ansat, studerende eller ekstern. Eksempler på almindelige personoplysninger, er navn, adresse, kontaktoplysninger, betalinger, brugen af hjemmesiden og oplysninger i forbindelse med en tilmelding til et arrangement.
Læs mere om behandling af personoplysningerne her
Sikkerhedsrelaterede formål
Som ansat, elev, kursist eller registreret på Tradium behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med forskellige sikkerhedsrelaterede formål. Det kan være i forbindelse med identifikation af dig som bruger, i forbindelse med videoovervågning, adgangskontrol eller brugen af digitale platforme. I den forbindelse behandler skolen personoplysninger om hjemmesidetrafik, lokaliseringsdata, IP-adresser, videoovervågning, log ved adgangskontrol og lignende. Se uddybning i vores cookiepolitik.
Hvor kommer oplysningerne fra?
Tradium indsamler typisk oplysninger direkte fra uddannelses- og efteruddannelsesportaler, vores rekrutteringsportal, direkte fra dig (dine forældre/værge hvis du er under 18 år), andre skoler eller fra tredjemand som offentlige myndigheder, kunder, arbejdsgiver og samarbejdspartnere m.fl.
Hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Behandling af personoplysninger omfatter indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse m.m.
Tradium behandler og opbevarer persondata fortroligt i skolens systemer og ifølge retningslinjer. Men kun oplysninger, der er nødvendige til de konkrete formål, og når der er et legitimt formål og grundlag.
I enkelte tilfælde sker behandling også på baggrund af et oplyst samtykke.
Vi har truffet organisatoriske og tekniske foranstaltninger, da vi altid bestræber os på at sikre beskyttelse af persondata under hensyn til formål og risiko, sandsynlighed og betydningen for de registreredes rettigheder. Vi sikrer bl.a. kryptering; fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed; evne til at genoprette adgang til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse. Vi evaluerer, tester og vurderer løbende vores sikkerhedsforanstaltninger.
Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?
Vi videregiver kun oplysninger til andre, hvis det er nødvendigt. Det er f.eks. offentlige myndigheder, andre skoler, arbejdsgivere, personer m.m. afhængig af sagens karakter.
Internt er det kun medarbejdere med et arbejdsmæssigt behov, der har adgang til personoplysninger.
I nogle tilfælde overdrager vi dine personoplysninger til samarbejdspartnere, ligesom eksterne databehandlere, som f.eks. hjælper os med driften af IT-løsninger kan se dine personoplysninger.
Når andre får adgang til oplysningerne, sker det på baggrund af en aftale/kontrakt, og behandlingen gennemføres i overensstemmelse med den tilhørende instruks.
Hvornår sletter vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine oplysninger i den tid, som vi har behov for. Når formålet med skolens behandling af dine personoplysninger er opfyldt, sletter, anonymiser eller arkiverer vi dine personoplysninger.
Vi har retningslinjer for opbevaring af oplysninger afhængig af deres karakter. Det er blandt andet fastlagt i de forpligtelser, vi er underlagt i lovgivningen. Der kan være særlige regler, herunder bogføringsloven, eksamensbekendtgørelsen, dokumentationskrav i forbindelse med forskning og lignende, som kan give os pligt eller ret til at opbevare personoplysninger i længere tid.
Hvilke rettigheder har du?
Du har som registreret en række rettigheder, som du kan anmode om hos os:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig - Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet - Ret til sletning
I særlige tilfælde kan du få slette oplysninger om dig - Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. - Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlig behandling af dine personoplysninger. - Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine oplysninger er baseret på et samtykke, har du altid ret til at række det tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os. Hvis du vælger at trække samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandlingen inden
Du kan læse mere om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk.
Du skal være opmærksom på, at dine rettigheder kan være begrænset af anden lovgivning eller underlagt undtagelser.
TV-overvågning
Tradium har på udvalgte steder etableret videoovervågning af skolens arealer for at forebygge kriminalitet. Der skiltes med videoovervågning, hvor dette er etableret. Generelt anvendes optagelserne kun som dokumentation ved henvendelser fra politiet og andre offentlige myndigheder samt ved formodning om ulovligheder af særlig grov karakter. Optagelserne slettes automatisk efter en uge, medmindre der foreligger særlige omstændigheder. Kun få udvalgte personer har adgang til optagelserne.
TV-overvågning sker med hjemmel i TV-overvågningsloven samt databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Klage til Datatilsynet
Du kan klage til Datatilsynet over behandlingen af personoplysninger på www.datatilsynet.dk/kontakt.
Har du spørgsmål til vores behandling af dine persondata, er du meget velkommen til at kontakte Tradium, som oplyst øverst på siden.
